Обязанности спонсора: руководство по ведению учета, соблюдению требований и основным обязанностям

Одним из самых важных обязательств обладателей Спонсорской Лицензии является правильное ведение документации. Сохранение точных и полных записей необходимо для соблюдения требований Home Office по спонсорству и предотвращения серьезных последствий, таких как приостановление или аннулирование лицензии.

В этом руководстве мы рассмотрим основные обязанности спонсора, включая виды документов, которые необходимо хранить, сроки их хранения и возможные последствия за несоответствие. Понимание и выполнение этих обязательств важно для защиты вашего бизнеса и сохранения статуса спонсора.

Какие документы необходимо хранить в рамках вашей лицензии спонсора?

Как спонсор, вы обязаны хранить различные документы, связанные с каждым спонсируемым мигрантом. Эти документы можно разделить на несколько ключевых категорий:

1. Документы для каждого спонсируемого мигранта
2. Для каждого мигранта, которого вы спонсируете, необходимо хранить следующие записи:

• Проверка права на работу: Эта проверка обязательна для соблюдения ваших обязанностей как спонсора и предотвращения штрафов. Она должна быть проведена до начала трудовой деятельности и до истечения срока действия разрешения на работу.
• Доказательства въезда в Великобританию: Если мигрант въехал по визе, сохраните подтверждение получения разрешения на въезд, которое подтверждает его право на работу.
• Номер национального страхования: Храните запись о номере NI мигранта.
• Контактная информация: Ведите журнал контактных данных мигранта.
• Проверка DBS (если применимо): Сохраните копию, если это требуется для должности.
• Контракты и доказательства трудовых отношений: Для мигрантов по некоторым маршрутам необходимо хранить контракты или тендерные документы, которые подтверждают законность должности и условия работы.
• Лицензия на детские выступления: Если вы спонсируете ребенка по маршруту Creative Worker, обязательно имейте копию лицензии на выступления, выданную местными властями.

1. Доказательства найма
2. Рекомендуется хранить доказательства того, как был нанят мигрант, например:

• Объявления о работе: Сохраните копии объявлений о вакансии, показывающие, что должность была размещена на локальном рынке труда.
• Доказательства найма: Если не требуется формальная проверка RLMT (Resident Labour Market Test), предоставьте другие документы, которые подтверждают, как был выбран мигрант для данной роли.

1. Записи о заработной плате
2. Чтобы подтвердить, что зарплата спонсируемого мигранта соответствует требуемому уровню, вы должны хранить:

• Платежные ведомости: Включают имя сотрудника, номер NI, налоговый код и любые вычеты.
• Трудовые контракты: Обязательно имейте копию контракта с указанием условий оплаты труда.
• Документы о надбавках: Если вы предоставляете дополнительные надбавки, обязательно документируйте это.
• Доказательства оплаты: Сохраняйте записи о зарплатных выплатах, включая частоту и сумму.

1. Документация о квалификации
2. Для подтверждения того, что спонсируемый работник обладает необходимыми навыками для выполнения работы, вы должны хранить:

• Квалификации: Например, дипломы или другие профессиональные квалификации.
• Описание должности: Убедитесь, что обязанности по должности четко задокументированы.
• Профессиональная аккредитация: Храните записи о профессиональной регистрации или аккредитации, если это необходимо для работы.

1. Документы для студентов
2. Если вы спонсируете студентов или несовершеннолетних студентов, убедитесь, что у вас есть:

• Паспорт и виза: Копия паспорта с визой или разрешением на въезд.
• Посещаемость и отсутствие: Ведите учет посещаемости и любых пропусков.
• Контактная информация: Сохраняйте историю контактных данных, включая адрес и номер телефона.
• Сертификат ATAS: Если это требуется для курса обучения студента.

1. Документы для других специальных маршрутов
2. В некоторых случаях, например, по маршрутам Global Business Mobility или Creative Worker, могут потребоваться дополнительные документы:

• Контракты с поставщиками услуг: Для Global Business Mobility храните копии контрактов или тендерных документов.
• Маршрут Creative Worker: Если вы нанимаете ребенка по маршруту Creative Worker, храните соответствующую лицензию на детские выступления и документацию от родителей или опекунов.

Как долго необходимо хранить записи по лицензии спонсора?

Важно хранить документы, связанные с спонсируемыми мигрантами, в течение определенных сроков. Как правило, Home Office требует, чтобы:

• Документы хранились в течение всего срока спонсорства и не менее одного года после его завершения.
• Если проводится проверка соблюдения требований, вы должны сохранять документы до наступления более ранней из двух дат:
• Один год после завершения спонсорства мигранта.
• Дата проверки соблюдения требований, если она проводится менее чем через год после завершения спонсорства.
• Все документы, представленные в ходе подачи заявки на получение лицензии спонсора, должны храниться на протяжении всего срока действия лицензии.
• Вы можете хранить документы как в бумажном, так и в электронном виде, но они должны быть доступны для проверки при необходимости.

Что произойдет, если вы не будете соблюдать требования по ведению записей по лицензии спонсора?

Невыполнение обязательств по хранению правильных документов или их сохранению в течение требуемого срока может привести к серьезным последствиям, включая:

• Приостановление или аннулирование лицензии: Home Office может приостановить или аннулировать вашу лицензию спонсора в случае несоответствия требованиям по ведению документации.
• Проверка соблюдения требований: Home Office может провести проверку для того, чтобы убедиться в том, что вы выполняете свои обязанности как спонсор. Они проверят ваши записи и системы, чтобы подтвердить, что документы, требуемые в Приложении D, хранятся в соответствии с требованиями.
• Штрафы: В случае выявления нарушений вы можете столкнуться с гражданскими штрафами или запретом на спонсорство мигрантов в будущем.

Подготовка к проверкам соблюдения требований

С учетом увеличивающегося числа проверок соблюдения требований, важно заранее подготовить ваш бизнес к инспекциям. Проведение внутренних аудитов поможет убедиться, что ваши записи в порядке и что вы полностью соответствуете требованиям Home Office. Дополнительные рекомендации по защите вашей организации от приостановления или аннулирования лицензии мы обсуждали в недавней публикации.

Заключение

Как спонсор, поддержание полного и актуального учета — одно из ваших важнейших обязательств по лицензии спонсора. Следуя правилам, изложенным в Приложении D, и понимая свои обязанности по ведению записей, вы сможете избежать серьезных штрафов и обеспечить соблюдение законодательства Великобритании в области иммиграции.

Если у вас возникнут дополнительные вопросы или проблемы, не стесняйтесь обратиться к нашей команде юридических экспертов.